Front Loading und Leveling mit PPM

Ein noch nicht hinreichend gelöstes Problem liegt in der mangelnden Verzahnung der Aktivitäten der IT mit den strategischen und taktischen Maßnahmenplänen der Fachabteilungen (Business Alignment). In diesem Prozess liegt der Schlüssel zur Gewährleistung eines nachhaltigen Wertbeitrages der IT. In der Praxis werden zu Projekten gebündelte Anforderungen oft isoliert bewertet, auf Machbarkeit geprüft und freigegeben, was dazu führt, dass IT-Ressourcen tendenziell überlastet werden.

Ein zentrales Merkmal von Lean Development ist das realistische Front Loading der Entwicklung. Dies umfasst einerseits eine erste Eingrenzung des Lösungsraumes zur Erfüllung der Kundenforderungen ohne eine zu frühe Auswahlentscheidung zu treffen („Set based“-approach) und andererseits eine umfassende Machbarkeits- und Ressourcenprüfung.

In der Regel werden die von den Kunden definierten Anforderungen die Kapazitäten der IT deutlich überlasten: In diesem Fall hat das IT-Management drei Möglichkeiten:

  • Überlastung ignorieren: Durch dieses häufig anzutreffende Vorgehen werden die Ressourcen stark überlastet. Permanente Umplanungen, Stress und Frustration so-wie mangelnde Termintreue und erhöhte Fehlerraten sind die Folge von Überbeanspruchung.
  • Kapazität erhöhen: Dies ist eine teure Lösung und gerade bei einem hohen Bedarf an IT-Spezialisten auch nicht immer umsetzbar. Durch die Nutzung externer Kapazitäten entsteht eine neue Abhängigkeit.
  • Bewusste Auswahl nur der Projekte, die machbar sind: Hierbei wird durch einen definierten Prozess sichergestellt, dass nur die „besten“ Projekte, die mit den vor-handenen Kapazitäten machbar sind, gestartet werden. Damit wird der Wertbei-trag der Projekte maximiert und eine Überbeanspruchung vermieden.

Im Lean Management wird die dritte Option gewählt. Front Loading basiert auf einer groben Planung des gesamten Projekt Portfolios und stellt sicher, dass nur klar definierte, wirtschaftliche und machbare Projekte die Ressourcen belasten. Bei der Einführung des Multiprojektmanagement in IT-Organisationen sind die "Fallstricke" zu umgehen.

An der Stelle der Projektauswahl ist der Hebel zur Vermeidung von Verschwendung in der IT maximal. Wenn es gelingt, alle IT-Anwendungen, die keinen nachhaltigen Beitrag zur Steigerung des Kundennutzens oder zur Kostenreduktion leisten, gar nicht erst als Projekt zu starten, steigt die Effektivität der IT deutlich an. Die vergleichende Bewertung komplexer, langfristiger Projekte ist zwar schwierig, aber zwingend erforderlich, um Verschwendung und Überlastung zu vermeiden.

Zur langfristigen Vermeidung der Über- aber auch der Unterauslastung ist eine grobe Ressourcenplanung erforderlich, die nur die unbedingt erforderlichen Daten enthält und einfach anwendbar ist.

In der XING-Gruppe Lean IT-Management finden Sie ein Diskussionsforum zu diesem Thema.

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„IT-savvy firms decide how they want to operate and proceed to build a digitized platform of business processes, IT-systems and data to execute their strategy“.
- Peter Weill

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